18/11/2011
Gestión del conocimiento responsable en los despachos de abogados
Por Saúl Torrecilla (storrecilla@cedro.org). Departamento de Licencias de CEDRO.
Uno de los primeros sectores en beneficiarse de la aparición de las nuevas tecnologías en el tratamiento de la documentación ha sido los despachos de abogados y, poco a poco, han ido decantándose por el formato digital a la hora de acceder a la jurisprudencia y a la legislación.
Sin embargo, la jurisprudencia no es la única protagonista de los servicios que ofertan las editoriales jurídicas a partir de sus bases de datos, sino que a éstas hay que sumarles legislación de todo tipo, artículos doctrinales, referencias bibliográficas, formularios, etc.
Este tipo de bases de datos, con vocación de contener la mayor y más variada documentación de interés para los profesionales del Derecho no impide a los despachos de abogados mantener las suscripciones individuales a las revistas jurídicas. Eso sí, cada vez más estas revistas se encuentran en versión digital, pero no nos podemos olvidar de los ejemplares físicos —manuales, revistas, prensa, etc.— que, aunque en menor medida, siguen formando parte de los fondos bibliográficos de los despachos.
Todo lo anterior evidencia de alguna forma la relevancia que la documentación tiene en este sector profesional. Es difícil determinar la dimensión exacta, pero no me cabe duda de que el acceso a la mejor información y documentación es un factor decisivo para el éxito en la gestión de un despacho de abogados, independientemente de su tamaño.
Teniendo claro la relevancia de la documentación en los despachos, llega la hora de preguntarse: ¿dónde quedan los derechos de autor en todo esto? ¿El tratamiento de la documentación en soportes diferentes al papel ha hecho variar la respuesta al respeto por los derechos de autor?
No descubriré nada, y menos a los profesionales del Derecho, diciendo que éstos tienen que tener muy presente la legislación en materia de derechos de autor a la hora de manejar la documentación. Pongamos por ejemplo las normas que establecen los artículos 13 y 31.bis LPI:
«No son objeto de propiedad intelectual las disposiciones legales o reglamentarias y sus correspondientes proyectos, las resoluciones de los órganos jurisdiccionales y los actos, acuerdos, deliberaciones y dictámenes de los organismos públicos, así como las traducciones oficiales de todos los textos anteriores.»
«No será necesaria autorización del autor cuando una obra se reproduzca, distribuya o comunique públicamente con fines de seguridad pública o para el correcto desarrollo de procedimientos administrativos, judiciales o parlamentarios».
Más allá de la exclusión de la consideración de obra del artículo 13 y de la excepción del artículo 31.bis, los despachos de abogados necesitan utilizar y compartir documentación protegida por derechos de autor, independientemente del soporte en el que se presente; cuestión que les obliga a tomar una serie de medidas y cautelas.
En este sentido, una de las prácticas más recomendables, por obvia que parezca, sería la de prestar atención a las condiciones de uso de las bases de datos que todos los despachos en mayor o menor medida tienen compradas. ¿Me permite el titular de derechos en el origen —contrato que se firma cuando se compra una base de datos— utilizar la documentación más allá del estricto ámbito del despacho? ¿Puedo extraer y reutilizar una parte del contenido de esa base de datos? Todas aquellos usos que explícitamente no estén autorizados por el titular de derechos en el contrato requerirán una autorización aparte. Igualmente, se necesitará esta autorización para fotocopiar el artículo de una revista o para digitalizar un fragmento de un texto y colgarlo en la intranet del despacho o enviarlo por correo electrónico.
Tal y como se ha puesto de manifiesto en entradas anteriores, en este tipo de situaciones la licencia de CEDRO se presenta como la única solución global para acceder de forma legal a millones de contenidos protegidos por los derechos de autor. En este sentido, la licencia para despachos de abogados refleja la evolución del propio sector y contempla no solo la reproducción mediante fotocopia sino también la utilización digital de materiales —escaneado, envío por correo electrónico, reproducción en dispositivos digitales, etc.
Todos aquellos despachos respetuosos con los derechos de autor se podrán beneficiar del sello de calidad “Copia con licencia” de CEDRO. Y algunos de los bufetes que hacen un uso responsable de la documentación protegida que gestionan ya están en nuestra sección Empresas responsables con la cultura de nuestro portal conlicencia.com.
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